Bilgi Yönetimi Terimleri Sözlüğü

Bilgi yönetiminde konuları ve kavramları anlatan ve tanımlayan birçok özel terim vardır. Ayrıca, bilgi yönetimi açısından genel kullanımından daha farklı bir anlam ifade eden terimler de bulunmaktadır. Bunlardan önem taşıyanlar ve yaygın kullanılanlar burada kısaca verilmektedir.

Açık bilgi: Biçimsel, sistematik ve kolaylıkla paylaşılabilen bilgi.

Balanced Scorecard:  Organizasyonlarda geçmiş performansın mali ölçülerini elde tutarken gelecekteki performansı etkileyebilecek müşteriler, şirket içi yöntemler, öğrenme - geliştirme gibi etkenleri de ortaya koyan bir ölçü sistemi ve yönetim sürecinin düzenleyici çerçevesidir. Özellikle bilgi çağının şirketlerinde stratejilerin eyleme dönüştürülmesini ve stratejiden üretilen ölçülerin bütünleştirilmesini sağlayan bir çerçevedir.

Benchmarking:  Kendi şirketinin başarı değerlerini ölçerek ve sektörün liderinin ya da kıyaslanabilecek uygun bir başka şirketin değerleriyle sürekli olarak karşılaştırarak performans standartları belirlemektir.

Bilgi:  1) Haklılığı ve gerçekliği kanıtlanmış inanç. (Nonaka-Takeuchi, 1997). 2) Eyleme geçme kapasitesi. (Sveiby, 1997). 3) Enformasyonun uygulamayla bütünleştirilmesiyle kazanılan bir insan yeteneği. 4) Gerçekler, enformasyon ve ilkelerin oluşturduğu bir bütündür, bilinenlerin toplamıdır.

Bilgi elde etme: Mevcut bir bilginin derlenmesi veya ele geçirilmesi sürecidir. Bilgi, satın alınarak, ödünç alınarak ya da çalınarak elde edilir.

Bilgi depolama: Organizasyonun değerli bilgisinin, organizasyonun herhangi bir üyesinin herhangi bir yerden, herhangi bir zamanda kolayca ulaşabileceği şekilde kodlanması ve muhafaza edilmesidir.

Bilgi mimarisi: Bir organizasyonda herhangi bir çalışanın herhangi bir zamanda, herhangi bir yerden kolaylıkla ulaşabileceği şekilde düzenlenmiş paylaşılan bilgi ve kolektif akıl deposu. Bireylerin tüm öğrendiklerini sistematik bir şekilde derleyen, düzenleyen ve dağıtan bir veritabanı ve/veya online bülten.

Bilgi transferi: Bilginin organizasyon içinde bireyler ve farklı fonksiyonlardaki gruplar arasında taşınması ve paylaşılmasıdır. Bu transferler, kişisel olabileceği gibi mekanik ve elektronik araçlarla da gerçekleştirilebilir.

Bilgi yaratmak:  1) Beynin yaratıcı kısmını kullanarak ve alışılmış olmayan kavramsal bağlantılar kurarak yeni fikirler tasarlamak, yeni düşünceleri kavramaktır. 2) Buluş, önsezi, sorun çözme veya uyarlama yoluyla yeni bilgiler geliştirmektir.

Bilgi Yönetimi:  1) Kurumsal bilginin ve uzmanlığın elde edilmesi, geliştirilmesi ve kullanılması yoluyla değer yaratma sürecidir. 2) Görünmeyen varlıkları kullanarak değer yaratma sanatıdır (Sveiby, 1999). 3) Bilgiyi, kurumsal performansı artırmak amacıyla yaratma, ele geçirme, paylaşma ve kullanma sürecidir.

Bireysel yetkinlik:  Çok çeşitli durumlarda çalışanın harekete geçme kapasitesini ifade eder. Çalışanın, sunulan ürün ve hizmetlerde ve müşterilerle olan ilişkilerde başarılı ya da başarısız olmasını etkileyen eğitim, beceri, deneyim, enerji ve tutumların bir sonucudur.

Dış yapı: Organizasyonun dışı ile olan tüm ilişkileridir. Müşterilerle, tedarikçilerle, rakiplerle ve diğer kuruluşlarla olan ilişkileri ve organizasyonun imajı gibi varlıkları ifade eder.

Eğitim: Öğrenenlere genellikle biçimsel ortamlarda eğiticiler tarafından planlanan ve sunulan ve onlara yeni bilgi, beceri ve tutum kazandırmayı amaçlayan öğretme deneyimidir.

Entelektüel Kapital  1) Bir şirkette çalışanların bildiği ve şirkete piyasada rekabetçi üstünlük kazandıran her şeyin toplamıdır. (T. Steward, 1991). 2) Değere dönüştürülebilen bilgidir. (Edvinson-Sullivan, 1996). 3) Ele geçirilen, biçimlendirilen ve daha yüksek değerde bir varlık yaratmak için kullanılan entelektüel materyaldir. (L. Prusak, 1994). 4) Diğer kapital varlıkları biçimlerinden oldukça farklı olan ve görünmeyen enformasyon ve bilgi varlıklarıdır. 5) Bir organizasyon için değer ifade eden ve insan kapitali, yapısal kapital ve müşteri kapitalinden oluşan bilgidir

e- öğrenme (elektronik öğrenme): eğitim-öğretme deneyiminin ileri enformasyon teknolojileri kullanılarak, öğrenenin kendi ortamında, çoğu kez hızını ve zamanını kendi ayarlayarak öğrenmesidir.

Görünmeyen varlıklar  Bir muhasebe terimi olarak, telif hakları, marka, patent, ticari saygınlık (şerefiye) gibi fiziksel varlığı olmayan değerler bilançoda yer alan görünmeyen kalemleri ifade eder. Bazen, henüz bilançoda yer almayan diğer kalemleri de içerecek şekilde entelektüel kapital ile eşanlamlı olarak kullanılır. Görünmeyen varlıkların yaklaşık ticari değeri, şirketin piyasa değeri ile net varlıklarının değeri arasındaki farktır. Dış yapı + İç yapı + Bireylerin yetkinlikleri = Görünmeyen varlıklardır.

Görünür varlıklar  Bir muhasebe terimi olarak, bilançoda yer alan ve gözle görünen ve dokunulabilen para, makine - teçhizat, bina, stok mallar ve alacaklar gibi varlıklardır.  

İç yapı  Organizasyon olarak isimlendirilen varlığı oluşturan kültür de dahil olmak üzere her şeydir. Patentler, markalar, organizasyon şema ve kılavuzları, sistemler, süreçler, prosedürler iç yapıyı ifade eder. Görevleri organizasyonun yaşamasını sağlamak ve uzun dönemde varlığını ve başarısını korumak ve sürdürmek olan yöneticiler de iç yapının parçasıdır.

İletişim araçları  Elektronik iletişimi destekleyen telefon, bilgisayar, görsel - işitsel (video) konferans sistemleri, faks ve benzeri donanımdır.

İletişim süreçleri  İnsanların enformasyonu etkili ve verimli bir şekilde paylaşmasına olanak sağlayan internet, intranet, e-mail gibi enformasyon teknolojisi (ET) ve kültürel süreçlerdir.

İnsan Kapitali: Organizasyonda çalışan bireylerin sahip oldukları bilgiler, yetkinlikler ve tutum özelliklerinin toplamıdır.

İnsan kaynakları değerlemesi : Bir organizasyonda çalışan insanlara, bulundukları konumlarda, gelecekte vermeleri beklenen hizmetlerin ekonomik değerine bağlı olarak bir değer belirlemedir.

İnsan Kaynakları Maliyet Muhasebesi: Bir organizasyonun sahip olduğu insan kaynaklarının doğrudan ve dolaylı masraflarının hesaplanması, fon kaynaklarının tahsis edilmesi, bütçelenmesi ve raporlanmasına ilişkin tüm faaliyetlerdir.

İş Süreci Planlanma:  İşi oluşturan öz (çekirdek) süreçleri belirlemek ve daha sonra onları fonksiyonel bölümlendirmelerden arındırılmış olarak etkili bir biçimde yeniden bütünleştirmektir. Operasyonel ve müşteri odaklı aktiviteleri süreçler içinde yeniden yapılandırarak karmaşıklığı azaltmak ve organizasyonu temel ilkelerine geri götürmektir.

Know-How: katma değeri olan enformasyon / bilgi.

Kurumsal İçgüdü:  Şirketin pazar fırsatlarına, müşteri isteklerine ve rekabet baskısına anında ve etkili bir şekilde tepki vermesini sağlayan kolektif altıncı duyusudur.

Kurumsal Hafıza: Bilgiyi gelecekte kullanmak amacıyla insanlarda ve/veya teknolojilerde gerektiğinde geri çağrılabilir şekilde depolamak için organizasyon bünyesinde kurulan sistemdir. Şirketler de insanlar gibi geçmişi hatırlar, kurumun gelenekleri ve değerleriyle birlikte kullanılan süreçleri ve prosedürleri de akılda tutarlar. Hafıza, stratejik anlamda önemlidir. Ancak, organizasyonun geçmişe takılıp kalmasına ve değişen ortama hızlı uyum sağlayamamasına neden olursa önemli bir zayıflık da oluşturabilir.

Matriks Organizasyon:  Merkezcil fonksiyonel kontrol ile projeler bazında merkezcil olmayan yapılanmanın tek bir organizasyon çatısı altında sentezidir.

Misyon:  1) Organizasyonun varlığının temel nedenidir. Organizasyonun anlamlı ve haklı olarak ne yaptığını ve ne işe yaradığını açıklayan ifadedir. 2) Bir organizasyonun gideceği yolu gösteren operasyonel, finansal ve etik ilkelerdir. Organizasyonun amaçlarını, hayallerini, davranışlarını, kültürünü ve stratejilerini ana başlıklarla özetleyen ifadedir.

Müşteri Kapitali: Şirketin satış ağının ve satış yaptığı insanlarla ve organizasyonlarla sürekliliği olan ilişkilerinin değeridir. Müşteri, entelektüel kapital unsurları içinde en önemlisidir. Çünkü, faturaları onlar öderler. Ayrıca, şirketin finansal sisteminde müşteri kapitalinin pazar payı, müşteri bağlılığı, müşteri başına kârlılık, şikayet oranları gibi göstergelerini izlemek oldukça kolaydır.

Organizasyonel Kültür  Bir organizasyonda geçerli olan, ortak paylaşılan inançlar ve değerler sistemidir. Semboller, sloganlar, kahramanlar, hikâyeler, şarkılar ve törenlerle desteklenir.

Organizasyonel Öğrenme:  1) Bir organizasyonda büyüme, farklılaşma ve gelişme için yeni anlayışlar, yeni bilgi, yeni yapılar, yeni sistemler ve eylemler kazanılması ve bu amaçla daha önceden öğrenilenlerin terk edilmesidir. 2) Bir organizasyonun kendi çevresine bir anlam verebilmek ve ona tepki gösterebilmek için kolektif yeteneğini harekete geçirdiği süreçtir.

Outsourcing:  Daha önce organizasyon içindeki çalışanlar tarafından yerine getirilen fonksiyonların yürütülmesini dışarıdaki uzmanlara bırakmak, organizasyonun belirli bir veya birkaç işini dışarıdaki uzman kişi ya da kuruluşlara devretmek.

Öğrenen Organizasyon  1) Deneyimlerin sürekli test edildiği ve bu deneyimlerin bütün organizasyonun ulaşabileceği bir şekilde ve ana amaca uygun olan bilgiye dönüştürüldüğü organizasyondur. 2) Güçlü ve kolektif bir şekilde öğrenen ve şirketin başarısı için bilgiyi daha iyi kullanarak ve yöneterek kendini sürekli yenileyen ve dönüşüm gerçekleştiren organizasyondur. Organizasyonun içindeki ve dışındaki insanlarla çalışırken onları öğrenmeleri için destekler ve güçlendirir. Öğrenme ve üretmeyi en üst düzeye çıkarmak için teknolojiyi etkili bir şekilde kullanır.

Öğrenme (Bireysel):  İnsanların duyu organlarıyla ya da sezgileriyle aldıkları uyarıcılardan etkilenerek yeni düşünce ve davranışlar oluşturmalarıdır. Kendini geliştirme yolunda ustalaşmaktır.

Örtülü Bilgi:  Biçimsel olmayan, açık duruma gelmemiş bilgi. Örtülü bilginin çok büyük bir kısmının açık duruma getirilme olanağı bulunmamaktadır. İpuçlarına, içgüdüye, kişisel sezgiye dayanan know-how’dır.

Sanal Organizasyon:  “Duvarları” ve çok sayıda sürekli çalışanı olmayan organizasyondur. Tedarikçilerle, dağıtıcılarla ve duruma göre değişen işgücü ile sürdürülen sözleşmeli ilişkilere dayanır.

Temel Yetkinlikler:  Bir organizasyonun temel gücünü yansıtan mevcut bilgi, yetenek ve kapasitelerinin özgün bileşimidir.

Uygulama Topluluğu:  Bir organizasyonda unvanlarına ve hiyerarşik statülerine göre değil yetenek ve becerilerine göre roller üstlenen insanların oluşturduğu topluluklar.

Varlıklar (Bilgi çağında): Yalnızca fiziksel kaynaklardan değil, aynı zamanda, onları yaratan insanların zekalarının, yetkinliklerinin ve müşterilerle ilişkilerinin sonucu olarak ortaya çıkan ticari değerlerdir.

Vizyon:  Yaratılmak istenilen geleceğin bir resmidir. Vizyon belirlemesi; nereye gitmek istediğimizin ve oraya vardığımızda neye benzeyeceğimizin şimdi oluyormuş gibi, şimdiki zaman fiilleriyle anlatılması ve gözde canlandırılmasıdır.

Yapısal Kapital: Bir organizasyonda çalışanlar evlerine gittiklerinde geride kalan bina ve makineler, rutin uygulamalar, enformasyon sistemleri, prosedürler ve süreçler, patentler ve benzerleridir.

Yetkinlik: Çalışanların kendi işlerinde başarılı performans göstermelerine olanak sağlayan kişisel yetenekleri ve beceri birikimleridir.

Yeniden yapılanma (reengineering): Organizasyonun görevler ve fonksiyonlar değil, süreçler ve sonuçlar etrafında yeniden yapılandırılmasıdır. Kökten bir yeniden düşünme, değerlendirme ve iş süreçlerinin yeniden tasarlanmasını gerektirir. Bu çalışmada mevcut iş tasarımları, kurumsal yapılar ve yönetim sistemleri baştan sona gözden geçirilir ve işin tümü sonuçlara göre yeniden organize edilir.

Kaynak: Barutcugil, İsmet, Bilgi Yönetimi, Kariyer Yayınları, İstanbul 2003.