Bilgi Yönetimi ve İnsan Kaynakları

Prof. Dr. İsmet Barutçugil

Bilgi yönetimi, organizasyonlarda çalışanların sahip oldukları bilgi, deneyim ve uzmanlıkların, veri tabanlarının, kaydedilmiş bilgilerin, belgelerin, plan, politika ve prosedürlerin kısaca tüm bilgi kaynaklarının belirlenmesi, yönetilmesi, zenginleştirilmesi ve paylaşılmasına yönelik bütünleşik ve sistematik bir çabadır.

Bilgi yönetimi, organizasyonun sahip olduğu bilgiyi bilmesini, ona değer vermesini ve onu kullanmasını sağlar. Yöneticiler ve çalışanlar, doğru bilgiye doğru zamanda ulaşarak ve onu etkin kullanarak yönetim ve çalışma performanslarını arttırırlar. Kararlar doğru alınır ve etkin sonuçlara daha kolay ulaşılır.

Geleneksel yönetim anlayışına sahip organizasyonlarda bilgi, gücü ifade ettiğinden genellikle saklanır ve yalnızca belirli bir bilgi hiyerarşisi içerisinde emir komuta kanalları boyunca dolaşır. Bu durumda çoğu kez doğru bilgiye ihtiyaç duyulduğu anda ve yerde ulaşma olanağı bulunamaz.

  Bilgi yönetimi anlayışının benimsendiği ve uygun bilgi teknolojilerinin kullanıldığı organizasyonlarda;

• Bilgi, ihtiyaç duyulan her yerde eş anlı olarak ortaya çıkabilir.

• Bilgiye ulaşma kolaylığı ve hızı nedeniyle bir konunun uzmanı olmayan kişiler de o konunun uzmanının yaptığı işi yapabilirler.

• Karar verme sürecine tüm yönetici ve çalışanların katılımı sağlanabilir.

• Çalışanlar nerede olurlarsa olsunlar bilgi alıp verme olanağına sahiptirler.

• Planlar ve uygulamalar her an gözden geçirilebilir.

•  Yönetim, sorumluluğun dağılmasının ve merkezde toplanmasının yararlarını eş anlı olarak yaşayabilir.

Organizasyon çapında öğrenmeyi ve değişimi destekleyen ve geleneksel yönetim anlayışını değiştiren “bilgi yönetimi” yalnızca veri tabanları ve “network”lar oluşturmak değildir. Bu bir altyapı oluşturabilir ancak bilgi yönetimine geçişi ifade etmez. Bilgi yönetimi, çalışma ortamı içinde öğrenmeye dayalı; işbirlikçi, yenilikçi ve bilgiyi üretmeye, paylaşmaya ve kullanmaya yönelik bir kültür oluşturulmasını gerekli kılar. Bilgi yönetiminin temel ilkelerinden biri bilginin paylaşıldıkça çoğalacağının ve zenginleşeceğinin kabul edilmesidir. Bu nedenle araştırmalar, değerlendirmeler, ölçümler, raporlar, planlar çalışanlar için açık ve ulaşılabilir şekilde bulundurulur. Çalışanların bilgi ve deneyimlerini paylaşmaları, konunun uzmanlarıyla bir araya gelmeleri, en iyi uygulamaları belirlemeleri ve geliştirmeleri özendirilir. Bilgi üretimini ve paylaşımını destekleyen bir kurumsal kültür yaratılır. Bu konuda çaba harcayanlar ödüllendirilir. Yöneticilerin sahip oldukları bilgiyi paylaştıklarında güçlerini ve kontrolü kaybedecekleri korkusunu yenmeleri sağlanır. Organizasyon içinde açık iletişim, karşılıklı güven ve bilgi yönetiminin yararları konusunda olumlu tutum geliştirilir.

Bilgi yönetimi belirli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan bir proje olarak değil, kesintisiz bir dönüşüm ve bir olgunlaşma süreci olarak görülmelidir. Bu nedenle, bilgi yönetimi, bir teknoloji sorunu olmaktan öte bir kurumsal kültür sorunudur.

     Bilgi yönetimini bir organizasyonda yerleştirmek ve tüm çalışanlara benimsetmek için izlenmesi gereken yol altı adımdan oluşmaktadır;

• Liderlik geliştirmek: üst yönetimin bilgi yönetiminin anlamını ve değerini anlamasını ve bu konudaki tüm çabalara tam destek vermesini sağlamak.

• Bilgi yönetimi takımları oluşturmak: başlangıçta gerek teknolojik altyapının gerekse kurumsal kültürün uygun duruma getirilmesi için farklı departmanlardan çalışanların katıldığı proje takımları oluşturmak.

• Bilgi yönetimi teknolojisini geliştirmek: organizasyon için de bilgiyi derleyen, güncelleyen, depolayan ve dağıtan bilgi teknolojilerini, internet ve intranet ağlarını, veri tabanlarını oluşturmak.

• Paylaşıma açık, güvene dayalı bir kurum kültürü oluşturmak: bilginin kolektif ve sistematik bir şekilde üretildiği, geliştirildiği, paylaşıldığı ve kullanıldığı bir iş ortamı yaratmak.

• Sistemlerin ve sürecin işlemesini sağlamak: bilgiyi elde etmek, işlemek, paylaşmak ve kullanmak için geliştirilen teknolojik sistemlerin ve düşünülen sürecin işlediğinden emin olmak ve uygun kurum kültürünün sürekliliğini sağlamak.

• Bilgi yönetiminin bir dönüşüm ve kazanma aracı olarak değerini kanıtlamak: bilgi yönetimi anlayışı ve uygulamalarıyla organizasyonun elde ettiği rekabetçi üstünlükleri belirlemek, organizasyonların ve çalışanların amaçlarına ulaşmalarına yaptığı katkıyı ortaya koymak.

     Bu altı adımın başarılı bir şekilde izlenmesiyle sağlanan değişim, yönetim ve organizasyon üzerinde önemli sonuçlar doğuracaktır. Bunlar şu şekilde özetlenebilir;

•  Bilgi yönetimi, organizasyonlarda planlama, yönetim, koordinasyon ve denetim süreçlerini değiştirir, bu fonksiyonların hızını ve etkinliğini arttırır.

• Bilgi yönetimi organizasyondaki tüm işlerin bir süreç ya da değer zinciri içinde bütünleştirilmesini ve bir sistem olarak daha etkin yönetilmesini sağlar.

• Bilgi yönetimi ile çalışanların, organizasyonun ve müşterilerin bilgileri bütünleştirilerek proaktif bir pazarlama yaklaşımı geliştirilebilir ve dolayısıyla önemli bir rekabetçi üstünlük sağlanır.

• Bilgi yönetimi organizasyonun misyonunu, amaçlarını ve hedeflerini gözden geçirmesine ve operasyonlarını yeniden değerlendirmesine fırsat yaratır.

• Bilgi yönetimi, organizasyonlarda gücü ve kontrolü yeniden dağıtarak, işleri, fonksiyonları ve ilişkileri önemli ölçüde değiştirir, kurum kültürünü bir dönüşüme zorlar.

          Bilgi Yönetimindeki Gelişmelerin  İnsan Kaynakları Yönetimine Etkileri

        Bilgi yönetimi anlayışının benimsenmesi ve bilgi teknolojileri uygulamalarının yaygınlaşması insan kaynakları yönetimi açısından çeşitli konularda önemli yararlar sağlamaktadır.

•       Bilgi paylaşımı: İnsan kaynakları yöneticileri internet, intranet ve online forumlar aracılığıyla profesyonel bilgi ve deneyim birikimine daha kolay ulaşabilmektedirler.

•       Nitelikli eleman bulma, seçme ve yerleştirme: Kuruluşların web sitelerindeki başvuru formları, kariyer siteleri, intranet üzerindeki çalışanlarla ilgili veri tabanları, insan kaynakları yöneticilerinin nitelikli kişileri bulmasını kolaylaştırmaktadır. Ayrıca bazı test ve değerlendirmelerin internet ortamında online yapılmasını sağlayarak seçme ve yerleştirme sürecinin etkinliğini ve hızını arttırmakta, maliyetini düşürmektedir.

•       Yeterlilik yönetimi: Bilgisayar ortamındaki testler, ölçme ve değerlendirme araçları, çalışanların yetkinliklerini, bilgi ve beceri düzeylerini, potansiyellerini ve mevcut performanslarını belirlemeyi kolaylaştırmaktadır. Böylece insan kaynakları yönetimi, yetkinlik açıklarını görme, eğitimleri buna göre programlama ve bugünkü ve gelecekteki eleman ihtiyacını sağlayarak doğru bir insan kaynakları planlaması yapma olanağını bulur.

•       Rekabet üstünlüğünü sağlayan bilgi yönetimi: İnsan kaynakları yöneticileri organizasyondaki kişilerin hangi bilgi ve deneyimlere sahip olduklarını tam ve doğru bir şekilde bilerek onların doğru yerlerde, doğru işlerde görevlendirilmesini sağlarlar. Ayrıca, bilgi teknolojilerini kullanarak organizasyon dışındaki insanların bilgi ve deneyimlerine ihtiyaç duyduklarında onlara kolaylıkla ulaşabilirler.

•       Öğrenme süreçlerini geliştirme: İnsan kaynakları yönetimi, internet ve intranet olanaklarını kullanarak pek çok farklı konuda çalışanlarını eğitme ve bilgilendirme olanağını bulabilir. Organizasyondaki kişilerin bilgi ve deneyimleri, uygun tasarlanmış sistemlerle kısa sürede etkin eğitim materyallerine dönüştürülebilir. Uzaktan öğrenim ve e-learning uygulamalarıyla çok ve çeşitli konularda ileri düzeyde bilgiye ulaşılabilir. Bunlar uygun maliyetle paylaşılabilir, geliştirilebilir ve kullanılabilir.

•       Kariyer yönetimi ve yedekleme planlaması: Bilgi teknolojileri ile çalışanların kariyer beklentilerini, ilgi alanlarını, iş değerlerini, kişisel ve profesyonel hedeflerini belirlemek ve değerlendirmek daha kolaydır. Böylece çalışanlar daha uygun pozisyonlarda iş tatminini ve yüksek performansı birlikte sağlayacak şekilde görevlendirilebilirler. Çalışanlarla ilgili veri tabanları, onların yetkinlikleri, güçlü ve zayıf yanları, eğitim – geliştirme ihtiyaçları, amaç ve beklentileri, yönetim görevleri veya diğer pozisyonlar için hazırlık düzeyleri ile ilgili bilgiler içerir. Bu bilgiler, yöneticilerin çalışanlarıyla yaptıkları kariyer planlama görüşmelerinin etkinliğini arttırır, gelişme fırsatları konusunda doğru tavsiyelerde bulunmalarına yardımcı olur. Böylece eğitim – geliştirme bütçelerinin daha etkin kullanımı da sağlanır. Ayrıca, bilgi teknolojileri ile çalışanlarla ilgili tüm sayısal veriler, ayrılma oranları, görevlendirme ve terfi yöntemleri, organizasyonun büyüme oranı ve yönü ile ilgili bilgilerle bütünleştirilerek kısa, orta ve uzun dönemde ihtiyaç duyulacak çalışanların sayıları, ve nitelikleri belirlenebilir. Buradan sağlıklı bir organizasyonel yedekleme planlaması yapılabilir. Yedekleme planı; emeklilik, tayin, terfi, transfer, işten çıkarma, istifa, iş genişlemesi ya da işin çeşitlenmesi gibi nedenlerle açılacak pozisyonları dolduracak sayıda ve nitelikte çalışanın bulunabilirliğini sağlar.

•       İşgücü profili ve işgücü dinamikleri analizi: Bilgi teknolojileri, çalışanlarla ilgili tüm demografik verileri (yaş, cinsiyet, eğitim, etnik köken, aile – gelir durumu, yaşam tarzı, sosyo – kültürel değerleri vb) derleyerek ve işleyerek ekiplerin ve organizasyonun yapısı ve işleyişi ile uyumunu sağlayacak bilgileri ortaya koyabilir. Böylece iş ve insan ilişkilerinin iyileştirilmesi ve yönetimin geliştirilmesi fırsatları elde edilebilir.Ayrıca, çalışanların organizasyonda zaman içinde aşağı, yukarı, yana ve dışarıya doğru hareketleri ile ilgili bilgiler işlenerek işe alma, eğitim, kariyer yönetimi ve yedekleme planlaması gibi konularda daha doğru kararlar verilebilir.

•       Performans yönetimi: Çalışanların performans anlaşmaları, hedefleri, performans standartları, değerlendirme sonuçları ve performans sorunları ile ilgili tüm veriler elektronik veri tabanlarında tutulabilir. Gerek çalışan gerek onun yöneticisi, bu bilgilerden yola çıkarak açıklık ve anlayış içinde performans geliştirici kararları alabilir ve uygulamalara geçebilirler. Performans değerlendirmenin tarafsızlığı, izlenilebilirliği ve sürekliliğinin sağlanması bilgi teknolojileri ile daha kolay olmaktadır.

•       Ücretlendirme ve sosyal haklar: Bilgi teknolojilerini etkin kullanan insan kaynakları yönetimi, ücret politikalarında yapılan değişikliklerin etkisini daha kolay görecek, maaş – ücret aralıklarını ve artış oranlarını daha doğru belirleyecektir. İş ve işgören değerlendirmeleriyle ücretlerin, sosyal hakların ve çıkarların adil ve dengeli olması sağlanacaktır. Farklı ücretlendirme, ödüllendirme ve yan ödemelerle ilgili stratejilerin organizasyonun operasyonel etkinliğine yansımasını görme ve değerlendirme olanağı bulunacaktır. Farklı emeklilik programlarının üstünlüklerini ve sorunlarını değerlendirmek ve iş değiştirme durumlarında hakların kaybolmamasını sağlamak bilgi teknolojileri ile kolaylaşmaktadır. Çalışanlara yapılacak her türlü ücret, sosyal haklar, yan ödemeler ve emeklilik programlarıyla ilgili tekliflerin toplam maliyetlere etkisini ölçme konusunda da bilgi teknolojilerinin yararı vardır.